Datenschutzerklärung
Nach EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.
Wir möchten Sie hiermit über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf dieser Website informieren.
I. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Die Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
Julia Billek
Firma: Julia Billek Trips
(Auftritt als Coach unter dem Künstlernamen: Julia Kalika)
Schöne Aussicht 7
60311 Frankfurt
Tel.: +49 156 79028 555
Email: info@juliakalika.com
Website: www.juliakalika.com
II. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Klienten grundsätzlich nur, soweit dies zur Erfüllung unserer vertraglichen Leistungen oder aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist. Ihre Daten werden vertraulich behandelt und gemäß den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung verarbeitet.
III. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken und auf Basis der genannten Rechtsgrundlagen:
a. Zum Zwecke der Vertragserfüllung und des Coachings: Durchführung der Coaching-Leistungen, Terminvereinbarung, Kommunikation. Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
b. Verwaltung des Kundenaccounts (Ablefy)
c. Zahlungsabwicklung: Zum Zwecke der Rechnungsstellung & Buchhaltung: Erfüllung steuerrechtlicher Vorgaben. Rechtsgrundlage Art. 6 Abs 1lit. C DSGVO (gesetzliche Verpflichtung).
d. Kommunikation über Instagram / Whatsapp / Email: Freiwilliger Kontakt auf Wunsch der Klientin, Art. 6 Abs. 1 lit. A DSGVO.
e. Nutzung von Tools (Calendly, Pandadoc, Paypal Business, Zapier, Notion, Hubspot): Vertragsanbahnung, Termin- und Zahlungsabwicklung nach Art. 6 Abs. 1 lit. B DSGVO (Vertragserfüllung) sowie zu Dokumentations- und Übersichtszwecken über Kundenkontakte.
f. Analyse zur Verbesserung unserer Programme nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigtes Interesse (Optimierung unserer Angebote)
g. Marketing (Newsletter, E-Mail-Kampagnen, sofern zugestimmt)
h. Veröffentlichung von Testimonials und Kundenerfolgen (nur mit ausdrücklicher Einwilligung) nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO: ausdrückliche Einwilligung bei Verarbeitung sensibler Gesundheitsdaten
i. Nutzung des Fragebogens (freiwillige Teilnahme auf Eigeninitiative der Klientin, Host: Base44), Speichern der Antworten zu Analysezwecken der Zielgruppe und Verbesserung des Angebots. Sowie Kontaktdaten für Email-Kampagnen (sofern zugestimmt).
IV. Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten)
Im Rahmen der Programme können Kunden freiwillig Angaben zu ihrem Gesundheitszustand, emotionalen Befinden oder persönlichen Erfahrungen machen. Diese Daten gelten als besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO).
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich mit ausdrücklicher Einwilligung des Kunden.
Sie dient ausschließlich der Durchführung des Coachings.
Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.
Daten werden spätestens 12 Monate nach Ende des Programms gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
V. Nutzung von Testimonials und Kundenerfolgen
Die Anbieterin darf Kundenerfolge, Erfahrungsberichte, Feedbacks oder Testimonials nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Kunden veröffentlichen oder zu Marketingzwecken nutzen. Eine solche Einwilligung wird gesondert eingeholt (z. B. schriftlich, per Formular oder Checkbox). Der Kunde kann eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ohne Einwilligung erfolgt keine Veröffentlichung von Namen, Bildern, Gesundheitsangaben oder Erfolgsstories.
VI. Kategorien der verarbeiteten Daten
Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Social-Media-Benutzernamen, optional Geburtsdatum)
Vertrags- und Zahlungsdaten (Bank, PayPal, Stripe, Kreditkarten)
Nutzungsdaten (Login-Daten, Aktivität in Skool, Ablefy, Memberspot)
Inhalte, die Kunden freiwillig im Coaching teilen (z. B. Angaben zu Emotionen, persönlichen Erfahrungen, ggf. sensible Gesundheitsdaten). Diese Daten werden besonders geschützt.
Falls zutreffend: Log-In Daten zu Member-Bereichen und Plattformen wie Ablefy.
VI. Empfänger der Daten
Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Coaching-Inhalte werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, die nicht an der unmittelbaren Vertragserfüllung beteiligt sind.
Zahlungsdienstleister (PayPal Business)
Vertragsmanagement-Tool (PandaDoc)
Terminplanungs-Tool (Calendly)
Technischer Dienstleister Website & Hosting (Squarespace)
Ggf. Hosting-Dienstleister (für E-Mail und Website)
Ggf. Steuerberater / Buchhaltung (für Rechnungen, unterliegt Berufsgeheimnis)
VII. Datenverarbeitung außerhalb der EU (Drittlandtransfer)
Bei der Nutzung von US-Dienstleistern wie Squarespace, Calendly, PandaDoc und PayPal kann es zu einer Datenübermittlung in die USA kommen. Diese Unternehmen haben sich verpflichtet, die Standards des EU-US Data Privacy Frameworks einzuhalten, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.
Hier, hier, hier und hier finden Sie die betreffenden Auftragsverarbeitungsvereinbarungen und Datenschutzerklärungen der Betreiber.
VIII. Cookies und Website-Funktionalität
Unsere Website verwendet Cookies, um die Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten und bestimmte Funktionen bereitzustellen (z.B. für Sicherheit oder die Anzeige des Cookie-Banners selbst). Hierbei handelt es sich in der Regel um technisch notwendige Session-Cookies, die nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht werden.
Da wir Analyse-Tools deaktiviert haben, werden keine Cookies zu Marketing- oder Analysezwecken gesetzt, es sei denn, Sie stimmen diesen explizit über unser Cookie-Banner zu.
IX. Speicherdauer
Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es der Zweck erfordert oder gesetzliche Fristen dies vorschreiben:
Rechnungen & Buchhaltungsunterlagen: 10 Jahre (steuerrechtliche Pflicht).
Geschäftskorrespondenz (E-Mails): 6 Jahre (handelsrechtliche Pflicht).
Coaching-Notizen & Klientenunterlagen: 12 Monate nach Beendigung des Coachings, sofern keine rechtlichen Ansprüche mehr zu erwarten sind.
Daten bei Einwilligung: Bis auf Widerruf durch den Klienten.
X. Ihre Rechte als Betroffener
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i. S. d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
1. Auskunftsrecht
Dies beinhaltet Ihr Recht auf Auskunft über Ihre von mir verarbeiteten personenbezogenen Daten (Artikel 15 DSGVO), dazu gehören: Auskunft über Verarbeitungszweck, Kategorie der personenbezogenen Daten, Herkunft der Daten, Empfänger oder Kategorien von Empfängern geplante Speicherdauer.
2. Recht auf Berichtigung
Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen (Artikel 16 DSGVO).
3. Recht auf Löschung
Auf Grundlage von Artikel 17 DSGVO gelten folgende Bestimmungen:
a) Löschungspflicht: Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
(1) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
(2) Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
(3) Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
(4) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
(5) Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
(6) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.
b) Information an Dritte: Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.
c) Ausnahmen: Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist
(1) Zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
(2) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
(3) aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO
(4) (4) für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
(5) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Gemäß Artikel 18 DSGVO haben Sie unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:
(1) wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
(2) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
(3) der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
(4) wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.
Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.
Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet bevor die Einschränkung aufgehoben wird.
5. Recht auf Unterrichtung
Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.
Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.
6. Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht (Artikel 20 DSGVO), die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern
(1) die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und
(2) die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.
Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.
7. Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Artikel 21 DSGVO).
Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.
Nehmen Sie per E-Mail Kontakt mit uns auf, so können Sie der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden. Der Widerruf ist schriftlich auf dem Postweg möglich. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.
8. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Artikel 7 Absatz 3 DSGVO).
9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.
Die für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Prof. Dr. Alexander Roßnagel
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Telefon: 06 11/140 80
Telefax: 06 11/14 08-900
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Homepage: https://www.datenschutz.hessen.de
Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die Email-Adresse info@juliakalika.com .
XI. Datensicherheit
Wir nutzen technische und organisatorische Maßnahmen (SSL/TLS-Verschlüsselung, Passwortschutz, Zwei-Faktor-Authentifizierung), um personenbezogene Daten vor Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen.
XII. Newsletter
Bei Anmeldung zum Newsletter wird die E-Mail-Adresse für Marketingzwecke genutzt.
Die Abmeldung ist jederzeit möglich (z. B. über „Unsubscribe“-Link oder per E-Mail).
XII. Stand und Aktualisierung der Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 10. November 2025. Ich behalte mir vor, die Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um den Datenschutz zu verbessern oder an geänderte behördliche oder gerichtliche Vorgaben anzupassen.